Comptabilité des Matières
CONTENU DU LA FORMATION
La Comptabilité des Matières et Nous
ACA n’est pas venue à la comptabilité des matières par hasard. Pour juste le rappeler, c’était en 1987, que dans le cadre du Projet Régional de Gestion Financière au Sahel, les membres fondateurs de ACA avaient avec la Direction du Matériel et du Transit Administratif (DMTA) et le Bureau Organisation et Méthode (BOM), constitué un groupe de travail qui avait pour mandat de revoir le système de comptabilité des matières pour son amélioration. Les travaux de ce groupe avait abouti au système révisé de comptabilité des matières, objet de l’instruction 004 du 08 mars 1988, abrogeant et remplaçant les instructions N° 90 /MEF/DGF/DMTA du 27 août 1982 et 6680 du 21 novembre 1985.
Le même groupe de travail avait en 1988, en collaboration avec l’ensemble des Inspecteurs des Opérations Financières et des Contrôleurs Régionaux des Finances, organisé la formation des comptables des matières de tous les départements ministériels et dans toutes les régions du Sénégal.
Depuis lors, ACA a capitalisé cette expérience et continue de renforcer les capacités des agents du secteur moderne sur les modalités d’application des textes régissant la comptabilité des matières appartenant à l’État, aux collectivités locales et aux établissements publics. Lui reconnaissant cette compétence, l’Office National de la Formation Professionnelle (ONFP) lui confie régulièrement l’organisation d’ateliers de formation pour des agents du secteur public comme du secteur privé, dont les uns, quoique exerçant la fonction de comptable des matières, n’avaient pas reçu auparavant, une formation adéquate pour l’exercice de cette fonction.
Thèmes Abordés
Durée de la Formation
Toutes les séances sont déroulées en 40 heures d’atelier réparties en 5 jours de 8 heures incluant les pauses cafés et déjeuners. Pour une cible qui ne peut pas bloquer 5 jours pour suivre la formation, ACA organise des sessions en cours du soir, de 3 heures réparties sur 3 semaines. Quelle que soit l’option, la durée des séances tiendra compte des objectifs à atteindre pour une formation optimale, mais aussi de notre souci de ne jamais mettre les participants et les facilitateurs sous une pression qui peut être stressante.
NOTRE APPROCHE METHODOLOGIQUE
Notre conception de la formation des adultes postule que l’acquisition des capacités découle d’un processus qui fait appel à l’expérience, l’observation, l’application, la réflexion et la capitalisation. Les implications de cette conception de la formation sont multiples. Il faudra autant que faire se peut, profiter de l’expérience antérieure des participants, sachant que l’apprentissage émerge plus comme le résultat des expériences cumulées dans la vie professionnelle que par un savoir distillé par un formateur.
Notre équipe de formateurs adopte pour la plupart du temps, une attitude de facilitateur ce qui signifie qu’ils:
- Mettent les participants dans de bonnes dispositions d’apprentissage en montrant le lien entre la formation et les fonctions qui sont les leurs et en clarifiant dès le début les objectifs de la formation. En effet l’adulte apprend mieux lorsque les objectifs sont pertinents et significatifs pour lui, et ont un rapport avec sa vie professionnelle et ses objectifs personnels.
- Créent une ambiance qui encourage les participants à être actifs et à découvrir par eux-mêmes, la pertinence des différents outils du système de comptabilité des matières,
- Mettent les participants en confiance en évitant de les frustrer et en faisant admettre que faire des erreurs est une partie nécessaire et naturelle du processus d’apprentissage.
- Créent les possibilités d’application pendant la formation en proposant après chaque présentation un exercice pratique qui reflètera la réalité de leur travail dans leurs services.
- sont ouverts à des échanges d’idées en favorisant la participation de tout le monde.
Formation des Formateurs (FDF)
Le concept de la FDF à ACA :
Ceux qui nous sollicitent pour l’organisation d’ateliers de formation de formateurs ont, en général, été encouragés à le faire par des personnes qui ont vécu une belle expérience, en explorant avec nous les différents domaines de l’andragogie, dans le cadre des ateliers de Formation de Formateurs organisés par ACA. Cette expérience a ouvert des perspectives pour bon nombre de personnes qui y ont participé et, beaucoup d’entre elles ont connu des évolutions significatives dans leur carrière professionnelle. Elles ont réussi à réaliser des choses dont elles se croyaient incapables.
Cette prouesse des participants à nos ateliers de FDF, est le résultat d’un processus interactif qu’ils ont eu avec un facilitateur qui, même appelé formateur, reste un facilitateur et non un professeur. Son mérite est de pouvoir aider le groupe de participants à découvrir l’information qu’il leur faut, puis, d’expérimenter une solution et, ensuite, d’élaborer les procédures qui pourront s’appliquer à nouveau, pour résoudre leurs problèmes.
Quand à ACA nous parlons de formation de formateurs, il s’agit de développer chez le participant, les talents et attitudes qui lui permettront d’aider d’autres personnes, à trouver dans le cadre d’une discussion organisée et d’une exploration mutuelle, la solution à un problème ou un besoin auquel elles sont confrontées, dans la gestion de leur projet ou dans leur travail.
La Formation de Formateurs à ACA, se différencie par exemple, d’une « formation des formateurs en aviculture » ou d’une « formation des formateurs aux droits de l’homme et à la paix » par son absence de complément ! C’est une FDF qui ne porte que sur les techniques et concepts de création et d’organisation d’une activité de formation ciblant des adultes. Les participants qui y sont reçus appliqueront ces techniques, et au cours de la formation, aux thématiques qui les intéressent : aviculture, droits humains, gestion financière pour micros entreprises, etc.
Les considérations qui sous-tendent la formation des adultes
⇒ L’action source d’expérience et d’apprentissage, elle est avec la réflexion comme les deux faces d’une même pièce
Dans « A TRAINERS GUIDE TO ANDRAGOGY, Revised Edition », John D. Ingalls souligne le fait que la vie est une somme d’expériences hautement instructives, comme le résume si éloquemment ce proverbe chinois qui établit une relation directe entre d’une part la compréhension et l’acquisition et, d’autre part le vécu et l’expérience:
J’entends et j’oublie
Je vois et je me souviens
Je fais et je comprends
⇒ Une rééducation pour accompagner l’émergence des pays en voie de développement
Au Sénégal comme ailleurs dans la plupart des pays en voie de développement, presque tout le monde s’accorde à dire que notre salut, viendra d’un changement de comportement et d’attitude pour ne pas dire une rééducation des masses. La pauvreté et les problèmes sociaux qui en sont le corollaire sont de plus en plus mal vécus par la société, et les gouvernants en ont pris bonne conscience allant jusqu’à ériger, au Sénégal, un Ministère de la Jeunesse de l’Emploi et de la Construction Citoyenne ? Or les sciences sociales ont établi qu’à tout moment notre perception de la réalité peut être correcte ou incorrecte, mais que chacun considère qu’il a une bonne perception des choses et détermine en conséquence son comportement. On peut donc admettre que les comportements considérés comme anormaux dans une vie en société peuvent être corrigés par rééducation, qui fait appel aux talents d’un facilitateur qui engage un groupe à découvrir les sources d’altération dans leur groupe et développer des actions correctrices. Le rôle du facilitateur sera de les aider à discuter ouvertement mais dans un respect mutuel.
⇒ Le groupe, y compris le facilitateur, offre un cadre et des activités propices à l’apprentissage mais l’acquisition de la connaissance se fait individuellement.
De tout ce qui se passe dans le cadre d’une activité de formation, chacun capte différentes choses, qu’il met en rapport avec d’autres informations ou expériences notées ou vécues et qui finissent par faire tilt quelque part en lui, l’amenant à se dire ok, j’ai compris. Juste pour dire que les objectifs de formation annoncés sont un minimum que la formation permet d’acquérir, mais, chaque participant peut avoir l’opportunité de saisir quelque autres choses qu’il peut trouver plus intéressantes pour lui.
Le facilitateur doit donc savoir écouter le groupe et être capable de s’asseoir sur ses pulsions, s’abstenir de faire des commentaires ou observations jusqu’au moment ou il sera sûr que cela contribuera à faire avancer le groupe ou promouvoir un changement souhaité.
Le Contenu de la FDF
Le background et les besoins spécifiques des participants attendus à un atelier donné de FDF, peuvent à l’origine de quelques variations dans le contenu de notre FDF mais, d’une façon générale, ce qui suit peut être considéré comme un contenu de base. Même si cela n’est pas dit dans le contenu des séances, elles sont toutes assorties d’exercices pratiques qui font partie intégrante du processus de formation.
Séance 1 : Caractéristiques de l’apprentissage des adultes
– les différences entre les caractéristiques de l’apprentissage des enfants et celui des adultes
– implications pour les formateurs en matière de conception et de réalisation des ateliers de formation pour des adultes.
Séance 2 : Cycle d’apprentissage par expérience
– le cycle d’apprentissage par l’expérience et ses implications pour la conception et la réalisation d’un programme de formation
Séance 3 : Spécification des objectifs de formation
– les règles pour élaborer des objectifs spécifiques de formation et l’importance de se fixer des objectifs de formation
Séance 4 : Techniques de formation :
– les différentes techniques de formation
– les éléments à considérer pour décider de la technique de formation à utiliser
– les précautions à prendre pour combiner deux techniques
– ce qu’il faut prendre en compte pour élaborer un exercice pratique
Séance 5 : Comment établir une ambiance propice pour l’apprentissage
– les conditions optimales pour l’apprentissage d’un adulte
– les comportements que le facilitateur doit éviter
– le rôle du facilitateur dans les petits groupes de travail
– comment donner ou recevoir un feed-back
Séance 6 : Préparation et animation d’un plan de séance
– les points à considérer lors de la préparation d’un plan de séance
– l’évaluation à priori de la pertinence du plan
– le déroulement d’un plan de séance.
Séance 7 : Planification d’un atelier de formation
– les principales étapes de la planification d’un atelier de formation
– l’élaboration de l’agenda d’un atelier qui comporte plusieurs séances
– l’organisation de la logistique d’un atelier de formation
Séance 8 : L’évaluation et le suivi d’un atelier de formation
– les aspects de l’atelier qui méritent d’être évaluer
– Sur quoi doit porter le suivi et qui doit participer au suivi
– Où doit se faire le suivi
Durée de l’atelier
La durée de l’atelier dépend aussi de la taille du groupe, car en un moment de l’atelier, les participants auront à s’exercer sur la préparation et la conduite d’une séance de formation et plus il y aura de groupes de participants à dérouler une présentation plus l’atelier sera long. Mais, dans la plus part des cas, un atelier de 16 à 20 participants a pu se tenir sur une moyenne de 5 jours.