Conception et Mise en Place de Systèmes et Outils de Gestion
ACA fait partie des pionniers de l’éducation non formelle au Sénégal. Elle est spécialisée dans l’appui à la mise en place de systèmes de gestion spécifiques dans les organisations et projets de développement par la formation et le conseil en gestion. Sa démarche méthodologique basée sur l’apprentissage par l’expérience et l’implication de ses clients dans tout le processus de programmation participative des activités lui permettent de travailler avec efficacité dans des contextes difficiles. ACA a eu à intervenir auprès de personnes analphabètes notamment au niveau des organisations en milieu rural ainsi que dans le secteur de l’artisanat de production et de service. Elle a aidé beaucoup d’organisations et projets de développement à s’organiser et à mettre en place leurs systèmes de gestion et de contrôle.
Aussi bien pour sa démarche que pour les outils et moyens qu’elle met en place, rien n’est préconçu. Tout est fait à partir d’une concertation avec le client, de son implication dans le développement, le test d’applicabilité et la validation des outils et méthodes qu’il devra adopter pour apporter une amélioration à sa situation.
Dans le domaine de la formation et de l’encadrement, ACA offre une gamme variée de modules allant de la formation en gestion, en organisation ou en commercialisation à la formation technique. Sa principale cible est donc composée de personnes, pour la plupart, analphabètes. Malgré cette contrainte majeure, les personnes qui ont eu à bénéficier de l’appui de ACA tiennent actuellement des documents comptables et administratifs dans leur organisation. Pour réussir un tel pari, ACA a développé une méthodologie et a acquis une expérience qui lui a permis de s’adapter au milieu informel et d’y vulgariser des pratiques conformes aux normes et lois établies.
ACA a également élaboré des systèmes de gestion dont la particularité est qu’ils sont faciles à utiliser et à comprendre par le fait que le plus souvent c’est l’image qui y remplace l’écriture.
L’originalité de la démarche d’intervention de ACA repose sur son adaptabilité aux réalités du client et à sa spécificité. Le service fourni n’est pas standard d’une organisation à une autre. Il est modulé en fonction des besoins spécifiques du client, de son activité, de sa capacité d’assimilation et des exigences de son environnement tout en respectant les principes intangibles de la bonne gestion.
Décentralisation et Gouvernance Locale
Dans le domaine de la décentralisation et de la gouvernance locale, ACA intervient dans :
Le diagnostic de la collectivité locale et l’élaboration des PLD et PAI : La démarche de ACA se présente comme suit :
L’information et la sensibilisation des populations et des autorités : cette campagne de communication vise à déclencher une mobilisation générale autour des activités à réaliser.
Le pré-diagnostic : une fois installé dans la collectivité locale et après la campagne d’information, ACA s’attelle au recrutement et à la formation d’enquêteurs locaux en vue de mettre en place une équipe locale de diagnostic, à la collecte de données secondaires quantitatives. Et enfin, sur la base des résultats des enquêtes et recherches effectuées, un pré-zonage sera effectué.
Le diagnostic participatif : il s’agira d’identifier les problèmes et contraintes, les opportunités et potentialités, les dynamiques et priorités de développement, les infrastructures existantes et leur état, les besoins d’investissements, les personnes physiques ou morales locales compétentes pour l’exécution des projets d’infrastructures, leurs besoins de formation, etc.
La restitution du diagnostic et l’analyse de la situation de référence : Il s’agit de rapporter aux populations une image claire et complète de la réalité de la collectivité locale pour permettre à chacun de compléter sa vision personnelle des réalités en découvrant la situation actuelle, ce que pensent les populations et de valider le travail de synthèse opéré par l’équipe de diagnostic.
La planification : Sur la base des axes stratégiques de développement dégagés par le CCG, des ateliers de planification sont constitués pour analyser les problèmes, dégager les objectifs et actions à mener et procéder à l’étude de faisabilité et à la priorisation des solutions.
L’élaboration, l’adoption et l’approbation du PLD et du PAI : sur la base des résultats du diagnostic, de l’analyse de la situation de référence et des ateliers de planification, ACA procède à l’élaboration du Plan Local de Développement (PLD) et le soumet au conseil. De ce plan sont extraites les actions prévues la première année d’exécution pour constituer le Plan Annuel d’Investissement (PAI). Une fois ces actions ou projets dégagés, ACA aide à la budgétisation des projets inscrits dans le PAI.
L’appui à la réalisation des infrastructures communautaires : la réalisation des infrastructures communautaires est une étape cruciale dans l’exécution des investissements. ACA aide la collectivité locale dans la sélection d’un maitre d’œuvre et à mettre un place un comité de construction et qui sera chargé du suivi de la réalisation de l’infrastructure.
L’assistance des acteurs locaux dans la gestion des infrastructures communautaires : le problème principal des investissements communautaires est lié à leur bonne gestion notamment la maintenance, l’entretien et le renouvellement. Pour pendre en charge ces enjeux de pérennisation des infrastructures, à la fin de leur construction, ACA aide à mettre en place un Comité de Gestion et d’Entretien qui sera chargé de l’administration et du fonctionnement de l’ouvrage.
La formulation et l’appui à la mise en œuvre du plan de formation des acteurs locaux : Sur la base de sa stratégie de formation, un plan de formation est élaboré. Le plan de formation indique les thèmes de formation, les bénéficiaires des thèmes, les objectifs de chaque thème, la durée, le type de personnes ressources requises et le coût estimatif de son exécution.
L’élaboration et l’appui à la mise en œuvre d’un plan de communication : Le Plan Local de Communication (PLC) vise à asseoir une concertation dans la gestion des affaires locales de tous les acteurs locaux. Dans un système de démocratie locale, il constitue un outil de gestion indispensable. Il constitue le premier indicateur de la bonne gouvernance.
Le diagnostic et l’appui à l’amélioration de la gouvernance locale : ACA appui les collectivités locales pour l’établissement de leur situation en matière de bonne gouvernance locale, à l’aide d’un outil appelé BBG (Baromètre de Bonne Gouvernance). Une fois cette situation établie, ACA les aide à élaborer et à mettre en œuvre un plan d’action pour rétablir ou établir une bonne gouvernance.
Appui à la Petite et Micro Entreprise
ACA détient à son actif plusieurs années d’expériences dans l’appui à la Petite et Micro Entreprise. ACA est par ailleurs, depuis 2008, le partenaire technique, au Sénégal, de la Fondation Américaine pour le Développement en Afrique (USADF), qui finance le développement ou la consolidation de petites et micro entreprises menées par des organisations à la base. ACA a également, entre 2002 et 2004, opérateur dans le département de Kébémer, du programme d’Appui au Développement Communautaire (OADC) de l’Agence du Fonds de Développement Social (AFDS). ACA a entre autre eu à appuyer des communautés pour l’élaboration de demande de microprojets reflétant leur priorité. Toujours dans la même lancée ACA a piloté un programme d’Appui aux petites et micro entreprise pour une durée de 3 ans dans les régions de Dakar, Thiès et Kaolack. L’essentiel du travail concernait le renforcement des capacités des petites et micro entreprises en gestion administrative et financière, en développement organisationnel et en techniques de production.
METHODOLOGIE
Notre conception de l’appui à la petite et micro entreprise postule que ce type d’organisation a besoin d’une assistance technique sur mesure qui permet de venir à bout de certaines difficultés spécifiques aux PME. En effet, les techniques et outils de gestion complexes des grandes entreprises ne sont généralement pas applicables aux PME. Ces dernières ont plutôt besoin de systèmes de comptabilité et de gestion simplifiés, de techniques marketing et gestion du personnel adaptées à leur niveau de développement.
Signalons aussi que le premier aspect que citent les PME comme étant leur principal problème est le manque de capital. Cependant, l’expérience a montré que le défaut de gestion efficiente des actifs déjà existants est un problème tout aussi important que la rentrée de capitaux supplémentaires, si ce n’est le plus important. C’est dans ce cadre qu’ACA développe et met en place des outils et techniques de gestion destinées aux PME.
L’expérience a également montré que l’absence de technique marketing adéquat peut être aussi nocive pour les PME que l’absence même de capital car, dans la plupart du temps, les PME sont en compétition avec de grandes entreprises, ou peuvent dans certains cas, être localisées dans une zone difficile d’accès. Ainsi, si les PME n’ont pas à leur actif une stratégie marketing adéquate à sa situation elles peuvent être appelées à disparaître. A ce propos, ACA organise toujours pour les PME qu’elle appui des formations en techniques de marketing et commercialisation. Ces formations sont réalisées par des consultants qui sont eux même coaché par ACA sur les besoins spécifiques des PME. ACA a pour mission d’amener ces consultants à adapter leurs compétences aux besoins spécifiques des PME. Ces mêmes techniques sont utilisées pour renforcer les capacités organisationnelles des PME.
ELEMENTS DE CONTENU DE L’APPUI A LA PETITE ET MICRO ENTREPRISE OFFERTS PAR ACA
Afin de fournir un appui de qualité aux PME, ACA développe ses interventions sur les axes suivants :
1.La mise en place de comptabilité et système de gestion simplifié
2.La formation de l’équipe de gestion des PME sur l’utilisation de ces systèmes
3.La formation de l’équipe commerciale sur les techniques de marketing et commercialisation
4.La formation de l’équipe de production sur les normes et techniques de production
5.La formation des PME en dynamique organisationnelle
COMPOSITION ET QUALIFICATION DE L’EQUIPE DE FORMATEURS
Les domaines d’assistance technique cités ci-dessus seront assurés par des consultants qualifiés qui sont au préalable formés par ACA sur la spécificité des PME à prendre nécessairement en compte pour l’élaboration d’outils de gestion et de modules de formation adéquats.